Pascal Venier PhD

Efficacité personnelle | Gatineau & Ottawa – Montréal – Paris

L’IMPACT ACADEMY de Hub Ottawa

Je suis enchanté de pouvoir annoncer que je rejoindrai l’équipe de formateurs pour la session du printemps 2014 de l’IMPACT ACADEMY de Hub Ottawa. Cette formation en langue anglaise consiste en une série de 5 ateliers ayant pour but de vous aider à devenir un entrepreneur efficace.

“This is an action-oriented program that offers targeted skills development for impact-driven entrepreneurs, nonprofits exploring social enterprise, as well as professionals interested in learning practical tools for change. We operate at 12-week cohort cycles at The HUB during which 50 participants per year receive practitioner-led workshops, cutting-edge tools, peer reviews, best-in-class coaching, and connections to a purpose-driven community.”

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Productivité personnelle: Prenez le contrôle et entrez dans la zone [Atelier]

Je suis enchanté de pouvoir annoncer un nouvel atelier sur la productivité personnelle qui vient s’ajouter à mon catalogue. Il est disponible en deux formats, soit en une demi-journée, soit en une demi-journée.


Productivité personnelle: Prenez le contrôle et entrez dans la zone

Un atelier de 3 heures sur comment devenir non seulement plus productif mais aussi plus efficace en mettant en place un système de flux de travail personnalisé s’inspirant des techniques les plus avancées dans le domaine de la productivité personnelle (Getting Things Done, Personal Kanban, Inbox Zero, Timeboxing, etc.). Cet atelier tout à la fois amusant, interractif et expérienciel est facilité grâce aux techniques d’apprentissage actif.

CONTEXTE

Le probléme

  • Vous sentez que vous êtes débordé(e).
  • Vous trouvez que vous êtes désorganisé(e).
  • Vous remettez souvent les choses à plus tard.
  • Vous avez l’impression de tourner en rond et de vous heurter à un mur.
  • Vous pensez que vous êtes loin d’atteindre votre niveau de performance optimum.
  • Vous manquez de focus et avez du mal à vous concentrer sur ce qui est véritablement essentiel.

Cela vous rappelle quelques chose?

La solution

  • Mettre sur pied un système de flux de travail robuste qui vous permettra de dompter la surcharge informationnelle et de garder le contrôle.
  • Visualiser son travail et limiter son travail en cours (les deux principes de base du Kanban personnel) vous permettra de devenir plus productivif.
  • En vous aidant à mieux comprendre votre travail, ces démarches vous permettront également de concentrer votre attention sur les tâches les plus pertinentes et de devenir ainsi plus efficace.

CE QUE VOUS APPRENDREZ

Cet atelier est divisé en trois modules:

Module 1 – Garder le contrôle

Ce premier first module vous montrera comment mettre sur pied un système de flux de travail complet qui vous permettra de garder le contrôle. L’ÉTAPE N°1 consistera en la mise en place un système de collecte intégré pour dompter la légendaire surcharge informationnelle. L’ÉTAPE N°2 consistera à faire le tri et à filtrer ce que vous aurez collecté en utilisant un système de triage. L’ÉTAPE 3 consistera à organiser l’information pertinente en créant un système de référence pour classer les documents, gérer les projets, les tâches et les échéances.

Module 2 – Devenir plus productif

Ce module mettra l’accent sur comment augmenter de façon notable votre productivité en prenant comme point de départ ce que vous faites actuellement. Vous apprendrez ainsi comment visualiser votre travail, partant du le principe selon lequel seulement ce que l’on peut voir clairement peut être bien géré. Ce module vous montrera également comment limiter en permanence votre travail en cours afin de tout à la fois améliorer le flux de votre travail et entrer dans la zone.

Module 3 – Devenir plus efficace

Il est crucial de mieux comprendre son travail pour devenir plus efficace. Visualiser votre travail pendant un certain temps vous permettra d’amorcer une démarche d’amélioration continue consistant à se livrer à des expérimentations prenant la forme de changements incrémentiels. Ce module vous montrera ainsi comment programmer de façon régulière des rétrospectives qui vous permettront non seulement de réfléchir à ce que vous avez accomplis pendant la semaine écoulée, mais aussi de penser de façon stratégique l’organisation de la semaine à venir. Il s’agira ici de mettre votre travail en perspective, en apprenant à mieux définir vos priorités et vos objectifs, et surtout de bien aligner ceux-ci avec vos tâches à exécuter.

Le formateur

Pascal Venier PhD est un expert reconnu de la productivité personnelle. Établi à Gatineau (Quebec) et Ottawa (Ontario), il également disponible sur un plan national et international. Pascal aide les travailleurs des connaissances à devenir plus efficaces en optimizant leurs flux de travail, tout particulièrement en grâce à des outils visuels et les pensées Lean et Agile. Il est l’auteur de la traduction officielle du grand classique de Jim Benson et de Tonianne DeMaria Barry Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life, qui a remporté en 2013 le Shingo Prize for Operational Excellence, le plus grand honeur dans le domaine du Lean.

Contact

pascal.venier@gmail.com
Tel: +1 (819) 639 3211


Personal Kanban® est une marque déposée de Modus Cooperandi, inc. Pour en savoir plus sur le Personal Kanban®, lisez le livre de Jim Benson et Tonianne DeMaria Barry Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life (Seattle: Modus Operandi, 2011) et visitez leur blogue Personal Kanban | visualize. learn. improve.

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“Je suis agile tout seul”

On se souviendra que j’avais publié au printemps une série de trois billets sur Doing GTD Kanban Style. Jim Benson et Tonianne DeMaria Barry me faisaient le grand honneur de le reprendre sur leur blog, Personal Kanban: Learn, Visualize, Improve, en juillet 2013, alors même que j’en produisait une version française, GTD à la mode Kanban.

C’est ainsi avec d’autant plus d’intérêt que je découvre aujourd’hui un billet d’une excellente tenue, rédigée par Stéphane Hordoir, “Je suis agile tout seul” pour le blog de la société SOAT à Paris, dont je ne saurais que recommender la lecture. Il offre là une synthèse très détaillée d’une conférence présentée par Ricardo Minhoto le 19 septembre 2013 sur le thème de “Je suis agile tout seul : GTD & Personal Kanban”, dont voici d’ailleurs les dispositives, disponibles sur Slideshare:

Relevons également que par ailleurs Béatrice Camus rend compte sur son blog Mosaïque agile de la présentation de Guillaume Lours sur Personal Kanban : Retrouvez votre efficacité à la conférence Agile France 2013.

Cela fait plaisir de voir que l’intérêt pour le Kanban personnel ne semble cesser de s’accroître dans les pays de langue française.

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Présentation sur le Kanban personnel à Agile Québec, 22 janvier 2014

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Je présenterai une conférence sur le Kanban personnel après l’assemblée générale annuelle d’Agile Québec, le 22 janvier 2014 au local 2320-2330, Pavillon Kruger, à l’Université Laval à Québec.

INTRODUCTION AU KANBAN PERSONNEL

Le problème

  • Vous sentez que vous êtes débordé(e)
  • Vous trouvez que vous êtes désorganisé(e)
  • Vous remettez souvent les choses à plus tard
  • Vous avez l’impression de tourner en rond et de vous heurter à un mur
  • Vous pensez que vous êtes loin d’atteindre votre niveau de performance optimum
  • Vous manquez de focus et avez du mal à vous concentrer sur ce qui est véritablement essentiel

Cela vous rappelle quelque chose?

La solution

Le Kanban personnel est un pattern de gestion Lean qui aide les personnes et les petites équipes :

  1. à visualiser leurs flux de travail et à mieux comprendre la nature de celui-ci et
  2. à limiter leur travail à finir (TAF)

Élégant dans sa simplicité, mais pourtant extrêmement puissant, c’est un système évolutif, qui s’adapte au contexte changeant de votre travail. Le Kanban personnel permet un meilleur alignement entre votre flux de travail et vos objectifs. Il permet également de mener des expériences de façon visuelle des expérimentations en amélioration continue (Kaizen).

Ce que vous apprendrez

  • Les 2 règles du Kanban personnel – visualiser le travail et limiter le travail à finir – et comment elles peuvent être mise en oeuvre.
  • Comment construire un premier Kanban personnel qui vous permettra de gérer vos tâches et surtout de commencer une réflexion sur votre travail.
  • Comment le Kanban personnel peut-être utilisé comme un outil pour permettre une démarche d’amélioration continue dans votre travail, améliorer vos relations de travail avec vos collègues et vos clients, mais aussi votre satisfaction au travail et diminuer votre niveau de stress.

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Personal Kanban® est une marque déposée de Modus Cooperandi, inc. Pour en savoir plus sur le Personal Kanban®, lisez le livre de Jim Benson et Tonianne DeMaria Barry Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life (Seattle: Modus Operandi, 2011) et visitez leur blogue Personal Kanban | visualize. learn. improve.

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Atelier sur le Kanban personnel à Gatineau-Ottawa Agile Tour 2013

J’ai le grand plaisir d’annoncer que je participerai le jeudi 21 novembre 2013 au Gatineau-Ottawa Agile Tour 2013 qui se déroulera à la Maison du Citoyen à Gatineau (Québec). J’y présenterai, en français, un atelier sur Injecter un virus agile dans votre organisation : Changez votre vie, responsabilisez votre équipe, basé sur formule développée par mon compère Gerry Kirk.

Injecter un virus agile dans votre organisation : Changez votre vie, responsabilisez votre équipe

Ce que vous y apprendrez

  • Comment créer un système Kanban personnel de base, et être en mesure d’expliquer aux autres comment faire de même.
  • Comment utiliser un Kanban personnel de différentes manières, autant au niveau personnel qu’au niveau de votre équipe.
  • Comprendre l’utilité de visualiser le travail axé sur les connaissances, incluant des justifications provenant des sciences du cerveau.
  • Connaître et comprendre les 3 principales raisons pour lesquelles on devrait terminer une tâche sans la laisser en suspend, et 3 manières d’y arriver.
  • Comment utiliser des Kanban personnels pour diriger, mesurer et évaluer des améliorations au niveau personnel ou de l’équipe.

Description de la session:

Vous avez besoin de convaincre un gestionnaire clef d’adopter une approche agile? Vous aimeriez que votre équipe collabore mieux? Vous aspirez à un meilleur équilibre travail/vie personnelle? Si oui, essayez le Kanban personnel, une méthode qui a gagné le prix Shingo pour l’excellence opérationnelle. C’est la manière la plus simple et rapide de faire l’expérience des méthodes agiles “Lean”, et de les utiliser pour responsabiliser une petite équipe ou des individus, que ça soit au travail ou à la maison. Procurez un soulagement instantané à votre patron débordé. Commencez par implanter le système pour vous-même et rapidement, des curieux vous demanderont de les aider à en créer un pour eux. Et hop! Vous venez d’injecter un virus agile dans votre organisation. Vous avez aussi découvert une manière pour vous et votre équipe d’être plus efficaces, d’améliorer votre communication, et de trouver le temps pour les choses qui comptent le plus. Dans cette session, vous apprendrez à créer un système Kanban personnel à travers une série d’exercices participatifs. À la sortie, vous comprendrez la psychologie derrière la visualisation du travail et la réduction du travail en cours. Vous serez inspiré et motivé à agir et à avoir un impact au travail et à la maison

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Kanban personnel : la question de la granularité des tâches [Vidéo]

Kanban personnel – Granularité des tâches from TheRiotPoint on Vimeo.

Voici une vidéo d’une courte présentation sur la question de la granularité des tâches dans le Kanban personnel que j’ai réalisé pour la Riot Point Research Corporation à la demande d’Iwan Jenkins.


Personal Kanban® est une marque déposée de Modus Cooperandi, inc. Pour en savoir plus sur le Personal Kanban®, lisez le livre de Jim Benson et Tonianne DeMaria Barry Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life (Seattle: Modus Operandi, 2011) et visitez leur blogue Personal Kanban | visualize. learn. improve.

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Améliorer son efficacité personnelle avec le Kanban personnel [Vidéo]

Improving personal effectiveness with Personal Kanban from TheRiotPoint on Vimeo.

Voici la vidéo d’un entretien dans lequel j’ai répondu à quelques question sur le Kanban personnel qui m’était posées par Iwan Jenkins de la Riot Point Research Corporation. Iwan est un expert reconnu dans les domaines du leadership, de la stratégie et de la résolution des problémes. J’avais eu le plaisir de l’initier au Kanban personnel quelques semaines plus tôt. Les questions sont en anglais et à sa demande les réponses sont en français.


Personal Kanban® est une marque déposée de Modus Cooperandi, inc. Pour en savoir plus sur le Personal Kanban®, lisez le livre de Jim Benson et Tonianne DeMaria Barry Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life (Seattle: Modus Operandi, 2011) et visitez leur blogue Personal Kanban | visualize. learn. improve.

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Combiner Getting Things Done et Kanban personnel

English version

J’ai récemment eu l’honneur d’être interviewé par Rafal Moryson qui est des principaux spécialistes de la productivité personnelle en Irlande et qui derrière le remarquable blogue Creating Personal Flow. J’ai beaucoup apprécié cette opportunité, tout particulièrement parce que les questions posées par Rafal étaient particulièrement bien conçues et que cela a été une excellent opportunité pour moi de réfléchir sur ma pratique, autant à un niveau personnel que comme formateur et coach. Voici la version française du texte qu’il a publié sur son blogue le 21 août 2013: “Merging GTD and Kanban“.


Pourriez-vous brièvement nous expliquer qui vous êtes et ce que vous faîtes, s’il vous plaît?

Je suis un coach et formateur en efficacité personnelle à Ottawa-Gatineau, dans la région capitale du Canada. Français, j’ai pendant plus de vingt ans été professeur d’université au Royaume-Uni, où j’ai enseigné à la Liverpool Hope University, l’Université de Manchester et l’Université de Salford. Depuis une bonne quinzaine d’année, j’ai développé un intérêt tout particulier pour la productivité personnelle. L’an dernier, j’ai réalisé une des mes ambitions qui était de me lancer en affaires et d’offrir des prestations de coaching et de formation en productivité personnelle. Si je suis basé au Canada, mes services sont disponibles à un niveau international : je me rends fréquemment au Royaume-Uni et en France et je fais aussi du coaching par l’intermédiaire de Skype. Je suis à l’heure actuelle en train de mettre la dernière main à la traduction française du grand classique de Jim Benson et de Tonianne DeMaria Barry’s Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life.

Depuis combien de temps pratiquez-vous la méthode Getting Things Done et/ou d’autres méthodes de productivité personnelle?

Je pratique GTD depuis neuf ans maintenant. J’ai découvert le livre de David Allen, Getting Things Done, The Art of Stress Free Productivity, pendant l’été de 2004. Cela a été une véritable révélation pour moi. Contrairement aux méthodes traditionnelle de gestion de temps que j’avais essayé auparavant, cette méthode est basée sur la gestion des flux de travail. Elle m’a non seulement permis de prendre — ou devrais-je plutôt dire reprendre — le contrôle de mes flux de travail et de placer mes engagements professionnels en perspective. Elle m’a donné, par dessus tout, la capacité de devenir remarquablement flexible et de bien mieux pouvoir m’adapter à des circonstances qui ne cessent de changer.

Quelle est la méthode de productivité personnelle que vous utilisez le plus?

Je combine actuellement Getting Things Done et le Kanban personnel qui s’articulent remarquablement bien, car elles sont toutes deux basés sur les flux de travail. J’aime à parler de mon tableau de Kanban comme du “devant” de mon systéme GTD. Le processus de flux de travail GTD m’aide à tout garder sous contrôle. Les six niveaux de définition du travail me permettent de mettre ce que je fais en perspective — c’est là quelque chose qui est loin d’aller de soi — et le Kanban personnel me permet non seulement d’exécuter les tâches, mais surtout de m’assurer que celles qui sont les plus pertinentes sont menées à bien.

Quels sont les aspects du Kanban personnel qui vous ont plus particulièrement attirés?

Probablement l’extrême simplicité du Kanban personnel. Celui-ci ne comprend que 2 règles: visualiser son travail et limiter son TAF (Travail à finir). Étant quelqu’un de très visuel — je suis d’ailleurs un grand adepte du mind mapping — j’ai été séduit pas la façon dont les tâches et les projets sont représentés de façon très visuelle avec des post-it. J’aime également le fait que le nombre de tâches sur lesquelles vous concentrez votre attention à un moment donné doivent être limités car cela m’aide vraiment dans la phase d’exécution de mon flux de travail. Le Kanban personnel nous aide vraiment à avoir au meilleur moment, soit avec vous même, soit avec votre équipe, cette conversation cruciale à propos de votre travail.

Comment le Kanban personnel a-t-il contribué à améliorer votre productivité?

Le Kanban personnel ma vraiment aidé à être beaucoup plus sélectif en ce qui concerne ce que je faisais, à mieux établir des priorités, à ne plus me sentir submergé par d’énormes listes de tâches de type GTD. Une dimension cruciale du Kanban personnel est que vous visualisez explicitement les tâches accomplies. Être capable de bien voir ce que vous avez réalisé à la fin de la semaine quand vous procédez à votre revue hebdomadaire/rétrospective est quelque chose d’extrêmement valorisant. Cela fait une grande différence, d’un point de vue psychologique.

Est-ce que le Kanban personnel améliore le ciblage et permet de bien faire progresser la série de projets/tâches sélectionnées?

Le Kanban personnel m’a vraiment aider à améliorer mon ciblage. Avoir une limite de TAF — une limite de travail à finir, en d’autres mots de limiter le nombre de choses que vous entreprenez de front — m’a beaucoup aidé à cet égard. Quand vous avez une limite de TAF, vous devez finir une tâche donnée avant de pouvoir en tirer et en commencer une autre. “Arrêtez de commencer, commencez à finir” est une formule très populaire dans la communauté du Kanban. Vous ne pouvez pas terminer plus de travail que vous ne pouvez traiter en réalité. C’est aussi simple que cela. Jim Benson, Joanne Ho et Maritza van den Heuvel l’ont très bien dit dans Beyond Agile, Tales of Continuous Improvement : “une personne qui est surchargée ne peut pas consacrer toute son attention à la tâche à accomplir.”

Quel a été l’impact du Personal Kanban sur votre flux de travail?

Il est très clair que le flux de mon travail s’écoule beaucoup mieux désormais. En même temps, utiliser le Kanban personnel m’aide vraiment à être dans le flow.

Avez vous été confronté à des difficultés particulières dans la mise en oeuvre du Kanban personnel?

Pas vraiment car c’est vraiment d’une très grande simplicité.

J’ai commencé à utiliser le Kanban personnel de façon très progressive. Pour commencer, j’ai continué à utiliser un logiciel GTD, l’excellent Nozbe, et j’ai simplement introduit une limite de TAF. Cela a été très facile, car il s’agissait tout bonnement de limiter le nombre des actions que je commençais. Cela a remarquablement bien fontionné. Cela m’a convaincu d’essayer d’aller plus loin et d’introduire également la dimension visuelle du Kanban personnel dans ma mise en oeuvre de Getting Things Done et j’ai commencé à utiliser un logiciel de Kanban, à savoir Trello.

Au début j’avais de grandes réserves quant à l’utilisation d’un tableau physique avec des post it. J’ai quand même décidé d’essayer, car je n’avait pas été sans remarquer l’enthousiasme de la majorité des praticiens du Kanban pour l’utilisation des post-it. C’était là quelque chose qui m’avait vraiment frappé lorsque je me suis rendu à une réunion de la WIP Society à Manchester. J’ai vraiment été très surpris de constater qu’une solution à faible composante technologique pouvait marcher aussi bien. J’aime tout particulièrement la dimension kinesthésique du fait de déplacer les post-it sur le tableau.

Quels sont les points faibles du Kanban personnel? Y-a-t-il des choses que vous pourriez améliorer dans le processus du Kanban?

Et bien, c’est avant tout une question de mener de petites expérimentations pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous et votre propre contexte personnel. Le Kanban personnel est basé sur la pensée Lean, qui met l’accent sur le Kaizen, l’amélioration continue. Pensez à votre Kanban personnel comme à un outil qui vous permet de mener à bien de petites expérimentations et favorise les petites améliorations incrémentielles. Un tableau de Kanban personnel parfait, cela n’existe pas! Il n’y a pas deux tableaux qui soient exactement les mêmes dans leur conception. Votre tableau personnel va évoluer au fur et à mesure de l’évolution de votre travail.

Est-ce que le Kanban personnel permet de bien gérer toutes les tâches ? Est-ce que certaines tâches ne lui conviennent pas?

La productivité personnelle est avant tout une question de bon sens. Je retiens de ma propre expérience que si le Kanban personnel fonctionne extrêmement bien, cela n’aurait pas grand sens de créer une carte pour chaque tâche, que se soit avec des post-it ou sur un tableau électronique.

C’est bien le cas pour le courrier électronique. Il y a bien sûr des messages qui doivent être rédigés avec beaucoup de soin et de doigté. Ceux là méritent bien la création d’une carte sur votre tableau de Kanban personnel. Toutefois, pour la plupart des courriels, il est beaucoup plus pratique de tout simplement les traiter à la file et de définir un moment pour se faire.

Le Kanban personnel fait une distinction très claire entre le travail poussé et le travail tiré. C’est à dire entre le travail qui est poussé vers vous et le travail que vous choisissez de tirer et d’exécuter. Bien comprendre cela est dans mon esprit particulièrement important en ce qui concerne les courriels. Le courriel est le parfait exemple du travail poussé et il est crucial de garder le contrôle de ce que vous choisissez de faire. Il est tellement facile de perdre de vue les priorités et de passer trop de temps à traiter les courriels, au lieu de se concentrer à sa mission principale.

Utiliser un système de tags et de dossiers basé sur les colonnes du Kanban personnel peut se révéler très utile lorsque l’on effectue le traitement de sa boîte de réception. Par exemple, une façon de traiter les courriels que j’ai pu parfois recommander consiste à utiliser les catégories suivantes: PRIORITÉ 3, PRIORITÉ 2, PRIORITÉ 1, PRÊT, AUJOURD’HUI, EN COURS (avec une limite de TAF). Cela peut beaucoup vous aider dans la définition des priorités et au besoin vous aider à reprendre le contrôle. C’est là tout particulièrement le cas si vous avez une tendance chronique à vous soumettre au travail poussé au détriment du travail à fort impact qu’il est important pour vous de tirer et d’exécuter, parce qu’il vous permet d’atteindre vos objectifs primordiaux.

Utilisez vous des outils spéficiques pour votre Kanban personnel au jour le jour? D’après votre expérience, qu’est-ce qui marche le mieux: un support électronique ou un support papier?

Ma formule favorite est de tout simplement utiliser des post-it sur un mur! Si de nombreux développeurs de logiciels ont optés pour le low tech et utilisent des post-it pour gérer des projets très complexes, cela peut très bien marcher pour nous autres!

Toutefois, comme dans mon travail de coach et de formateur je dois être à même de pouvoir conseiller mes clients sur toute la gamme des outils à leur disposition, j’ai expérimenté en profondeur avec les outils en ligne. Mon préféré actuellement est LeanKit, que j’ai justement utilisé ces 4 dernières semaines.

Est-ce que vous utilisez le Kanban personnel lorsque vous êtes en déplacement? Comment faites-vous?

J’utilise bien sûr également le Kanban personnel en déplacement. Ce qui marche le mieux pour moi lorsque j’utilise un système analogue, c’est d’utiliser un “trieur-parapheur” — pour garder mes post it.

Lorsque j’utilise un format numérique, il m’est facile avec LeanKit d’accéder à mon tableau, puisqu’il y a également des logiciels pour l’iPhone et l’iPad.

Vous serait-il possible de nous donner un exemple de votre routine quotidienne avec le Kanban personnel?

Oui, je commence par un appel du matin (le daily stand up) pour passer en revue le tableau et le mettre à jour. Il s’agit de tirer quelques cartes vers la colonne EN COURS, celle du TAF, le travail à finir. Il s’agit aussi de passer rapidement en revue le tableau et de procéder aux ajustements nécessaires. Le moment est venu de se mettre au travail sur chacune des tâches qui se trouvent dans la colonne EN COURS pour les exécuter en premier. Chaque tâche menée à bien sera déplacée vers la colonne FINI. L’idée est d’avoir en permanence le tableau devant soi, afin de pouvoir le consulter, quand on a besoin de le faire, et de le mettre à jour au fur et à mesure. Les nouvelles tâches auxquelles vous pourrez penser dans le courant de la journée seront placées sur le tableau immédiatement.

Quand passez vous en revue votre tableau et combien de temps consacrez vous à mettre en place de celui-ci?

Mettre en place son premier tableau de Kanban personnel est très facile. Sous sa forme la plus simple, il comprend seulement trois colonnes: le Backlog (c’est-à-dire toutes les tâches à accomplir), En cours et Fini. Ce premier tableau vous fournit un outil très simple qui va vous servir à mieux comprendre votre travail. C’est ensuite une question d’adapter votre tableau à votre contexte.

Le Kanban personnel ne vous donne pas une solution toute faite. Tout au contraire, vous allez progressivement développer votre tableau, le perfectionner, en expérimentant et en ne craignant pas de faire des erreurs. De plus, lorsque votre contexte changera rapidement, vous serez à même d’adapter votre conception en fonction des réalités changeantes de votre travail.

Examiner votre tableau est vraiment un processus quasi-permanent. Pensez à celui-ci comme à un tableau de bord pour gérer votre flux de travail. Vous allez le mettre à jour en temps réel. Il y a des moments où vous aurez besoin de faire le point et de réfléchir plus en profondeur à où vous en êtes. Votre Kanban personnel vous fournira alors toute l’information dont vous avez besoin pour prendre des décisions pertinentes à propos de votre travail.

Il est commun d’examiner son tableau de Kanban personnel au début et à la fin de la journée, mais de procéder à une rétrospective, un examen plus complet de la situation. Cela peut aussi très bien se produire une fois par semaine comme la Revue hebdomadaire rituelle de GTD. On est toutefois libre de le faire quand on en ressent le besoin, tout particulièrement lorsque votre contexte change rapidement. La flexibilité est le mot clé avec le Kanban personnel.

Combien de projets/tâches avez vous en général sur votre tableau?

Ce qui se révèle pertinent à votre contexte spécifique.

Utiliser un tableau de Kanban impose un certain nombre de contraintes. Ainsi le nombre de projets et de tâches que vous pouvez placer sur un tableau de Kanban personnel est nécessairement limité. Oh, non! … mais attendez! C’est aussi bien le cas du nombre de projets et de tâches que vous pouvez exécuter dans la réalité.

Tout comme vous pouvez avoir une limite de travail à finir pour limiter le nombre de tâches que vous entreprenez, il peut y avoir un certain mérite à également définir une limite pour le nombre de vos projets en cours, en d’autres mots d’avoir une limite de projets-à-finir.

Je pense que cette notion est très utile. Elle aide à résoudre une des problèmes les plus délicats auxquels nous semblons tous nous heurter avec la méthode Getting Things Done. Une étape du processus consiste à commencer par dresser un inventaire détaillé de tous les projets et prochaines actions que nous pensons accomplir dans les 12 mois à venir. Ceci est trop souvent compris, à tort, comme prescrivant de considérer tous ces projets comme étant actifs. En fait, dans un système GTD bien réglé le nombre de projets qui peuvent être mené de front est nécessairement limité. GTD établit d’ailleurs une distinction très claire entre d’un côté les projets et les prochaines actions actifs et de l’autre, tout ce qui appartient à la liste des “un jour-peut-être” (someday-maybe).

Quand vous utilisez un système de listes, tout particulièrement avec un outil électronique, il est très tentant de multiplier le nombre des projets avec toutes les prochaines actions que cela implique. Cela peut avoir un effet très négatif, puisque vous vous sentirez très facilement submergé devant une liste de projets aussi énormes et toutes les tâches qui les accompagnent.
Les limitations inhérentes au tableau de Kanban personnel et au nombre limité de post it qui peuvent y tenir, vous forcent vraiment à réfléchir et à distinguer entre ce que doit retenir votre attention maintenant et ce que ne le devrait pas. De telles limitation sont en un sens une force puisqu’elles ne vous laissent pas d’alternative et que vous devez faire face à la réalité.

Comment votre pratique de GTD a-t-elle évoluée depuis que vous avez commencé à utiliser le Kanban personnel?

Ce qui m’a le plus surpris dans l’utilisation du Kanban personnel pour mettre en œuvre Getting Things Done, avec le Kanban personnel est à tel point les deux sont éminemment compatibles. J’ai le sentiment que procéder d’une telle façon m’a véritablement permis de passer au niveau supérieur dans ma pratique. De façon quelque peu paradoxale, j’adhère désormais plus étroitement aux principes de GTD. Cela m’a réellement forcé à revenir aux fondamentaux. La beauté du Kanban personnel est que sa dimension visuelle vous permet vraiment d’avoir un dialogue avec votre travail.

Où peut-on vous trouver en ligne?

Je suis très actif sur Twitter, où mon nom d’utilisateur est @pascalvenier et l’adresse de mon site web est http://www.pascalvenier.com/

Sur le Kanban personnel, je recommende tout particulièrement deux blogues: Personal Kanban – Visualize, Learn, Improve blog par Jim Benson et Tonianne DeMaria Barry ainsi que The Personal Kanban Gallery, une collection de clichés de tableaux de Personal Kanban, gérée par Gerry Kirk.

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